Headerafbeelding

Tips en Trucs

Bedrijfsgegevens in Dropbox bewaren is niet verstandig

Vaak is het gemakkelijk om snel bedrijfsgegevens op te slaan in de cloud, met bijvoorbeeld een tool zoals Dropbox. Dit is voor bedrijven niet verstandig; hier volgen 6 redenen:

 

  1. Weinig autorisatiemogelijkheden

In Dropbox heeft de IT beheerder weinig controle over welke gebruikers welke documenten synchroniseren. Ook de toegang tot bestanden is lastig te beheren en te specificeren. Dropbox staat bedrijven niet toe een logboek in te zien. Daarom heeft de beheerder als er gevoelige informatie wordt gelekt geen kennis over wie dit kon doen, wie de informatie heeft gezien of hoe dit heeft kunnen gebeuren. Dropbox voorziet ook niet in wissen op afstand dus wanneer een laptop wordt gestolen, kan de beheerder de bedrijfsgevoelige data niet verwijderen zoals dat bij Exchange data wel kan.

 

  1. Gebruikers kunnen autorisaties niet tot in detail vastleggen

Particulieren werken anders samen in documenten dan zakelijke gebruikers. Zakelijke samenwerking vraagt om autorisaties tot in de kleinste details om er zeker van te zijn dat de soms wel tientallen gebruikers de juiste bevoegdheden hebben. Dit beschermt de organisatie tegen incidenten zoals verkeerde overschrijvingen en verwijderde informatie. Tevens garandeert het de beveiliging en discretie van bedrijfsinformatie. Daar schiet Dropbox in tekort: dergelijke specifieke autorisaties zijn niet mogelijk.

 

  1. Data encryptie is beperkt

Bij het bewaren van financiële rapporten, strategische documenten of concurrentie analyses wil je er zeker van zijn dat dit niet in verkeerde handen komt. Dropbox biedt slechts beperkte encryptie en beveiligingsopties die de informatie van gebruikers zou kunnen blootleggen. Je data wordt opgeslagen in dezelfde publieke cloudomgeving als die van miljoenen andere gebruikers zonder adequate beveiliging.

 

  1. Je kan geen aparte autorisaties voor submappen instellen

Soms bevat een submap data die niet gedeeld zou mogen worden met iedereen die toegang heeft tot de aangrenzende map. Maar Dropbox stelt je niet in staat autorisaties voor submappen te specificeren. Om je informatie te beschermen, moet je je volledige mappenstructuur onder handen nemen. Een zakelijke tool zou zich aan moeten passen aan je bedrijfsprocessen en je niet moeten dwingen deze processen te herzien.

 

  1. Je kan geen links delen die met een wachtwoord beveiligd zijn

Dropbox is prima om foto’s en video’s met vrienden te delen, maar wat als je bestanden wilt uitwisselen die met een wachtwoord beveiligd zijn? Of wat als je een wachtwoord wilt toevoegen aan een bestand dat je al gedeeld hebt? Als je een bedrijfsbestand met Dropbox wilt delen, verlies je de controle over wie er bij de bestanden kan.

  1. Je kan bestanden niet blokkeren voor gezamenlijke bewerking

Het is enorm vervelend als je productiviteit verliest, omdat je moet uitpluizen welke conflicterende versies er zijn en wat daarvan behouden moet blijven of weg kan. Als je in een bestand werkt dat met meerdere mensen gedeeld is, wil je het kunnen blokkeren, zodat niemand anders je wijzigingen kan overschrijven. Dropbox biedt geen mogelijkheden om bestanden te blokkeren voor bewerking.

Veel mensen gebruiken Dropbox graag vanwege het gebruikersgemak. Dat betekent dat het verbieden van het gebruik van Dropbox niet effectief zal zijn binnen je bedrijf. Vaak heeft de IT beheerder niet door dat medewerkers beginnen met het gebruik van Dropbox. Het verbieden van de tool kan ertoe leiden dat deze stiekem wordt gebruikt en dat vergroot de risico’s nog verder.

Meer weten over hoe Qwezz een gebruiksvriendelijke, veilige en effectieve cloudomgeving voor jouw bedrijf kan samenstellen? Neem contact met ons op!

Terug naar overzicht